Inventarul stocurilor: îl efectuați-o rapid și eficient

Inventarul stocurilor este o practică comună desfășurată în depozit pentru a verifica cu exactitate nivelurile și locațiile stocurilor. Acest lucru este fundamental pentru planificarea sarcinilor de achiziție și distribuție logistică.

În articolul nostru, vom analiza diferitele opțiuni de conducere a inventarului fizic în depozit și instrumentele și bunele practici care facilitează acest lucru.

Ce este un inventar fizic? Care sunt scopurile sale?

Inventarul este lista ordonată, detaliată și evaluată a mărfurilor depozitate de o companie. Aceste materiale sunt clasificate și evaluate pe baza caracteristicilor lor pentru a deveni parte a activelor firmei. Efectuarea unui inventar fizic într-o unitate constă în compararea stocului, a cantităților și a atributelor acestuia cu datele din evidența companiei sau din sistemul informatic la un moment dat.

Principalele obiectivele ale efectuării unui inventar sunt pentru a detecta:

• Produse deteriorate sau expirate.
• Stoc învechit: fie din cauza modificărilor aduse produsului în sine, fie pentru că a fost înlocuit cu altul. Acest tip de stoc trebuie monitorizat îndeaproape, deoarece are un impact direct asupra costurilor de depozitare și ocupă spațiu valoros în depozit.
• Abateri datorate erorii umane și sistemului: primele sunt mai frecvente decât cele din urmă. Cu cât operațiunile zilnice sunt mai organizate, cu atât vor fi mai puține dezechilibre.
• Bunuri care au dispărut: aceasta este cunoscută sub denumirea de contracție, produsă în general de furt sau alte incidente.

În orice caz, la finalizarea inventarului, managerul depozitului trebuie să emită un raport în care să evidențieze:

• Procentul de variație, după valoare și pe unitate, între evidențele inițiale și inventarul final.
• Cele mai semnificative diferențe constatate și posibile cauze identificate în urma analizei acestor dezechilibre.
• Acțiuni propuse pentru a îmbunătăți gestionarea stocurilor.

Principalele tipuri de inventar

Luând ca bază frecvența cu care se efectuează contorizarea mărfurilor, se evidențiază următoarele tipuri de inventariere:

Inventar anual

Oinventariere fizică anuală este de obicei solicitată de IRS în scopuri fiscale.

Această procedură este cel mai comun tip de inventar pentru companiile care nu au un număr mare de SKU-uri. Cu toate acestea, cu un singur inventar pe an, este dificil să efectuați analize ale dezechilibrelor și să luați măsuri pentru a le corecta la timp.

Inventar periodic sau ciclic

Inventarierile SKU și ale unităților sunt efectuate la anumite intervale de timp (lunar, trimestrial etc.), care sunt definite de companii. În general, această inventariere este planificată în perioadele cu mai puțină mișcare a mărfurilor, deoarece acest lucru evită interferența cu activitatea normală a depozitului.

Inventar în timp real sau perpetuu

Stocul este controlat de un sistem de management al depozitului, prin care datele de stoc sunt actualizate în timp real. Sistemul afișează toate mișcările mărfurilor fără a fi necesară oprirea operațiunilor. Implementarea unui program este avantajoasă și pentru gestionarea achizițiilor, deoarece ajută departamentul de achiziții în ceea ce privește completarea SKU-urilor.

În plus, puteți alterna tipurile de inventar cu alte renumărări excepționale atunci când trebuie să verificați stocul disponibil într-o anumită zonă sau grup de locații.

Efectuarea unui inventar fizic: pas cu pas

Există câteva acțiuni esențiale pe care le puteți efectua pentru a efectua un inventar fizic în depozitul dvs., indiferent de tehnologia pe care o utilizați:

• Determinați metodologia: aceasta va depinde de tipul de bunuri depozitate. Trebuie să decideți ce bunuri vor fi inventariate și cum vor fi cuantificate (pe unitate, volum, greutate, valoare economică etc.). Atunci când acordați prioritate SKU-urilor pentru a fi inventariate, o opțiune este aplicarea Metodei ABC pentru a le sorta după cifra de afaceri. Ele pot fi, de asemenea, organizate pe zonă sau familie de produse.
• Antrenați-vă echipa de operatori: echipa ar trebui să știe exact ce etape trebuie să urmeze, ce secțiune a unității trebuie inventariată, cum să folosească instrumentele, precum și orice alte instrucțiuni (de exemplu, scoaterea stocului învechit sau cu defecte așa cum este identificat).
• Profitați de orele de vârf: este important să țineți cont de sezonalitate și să încercați să organizați inventarele în perioadele cu mai puțină activitate. Acest lucru va limita impactul acestora asupra depozitului.
• Notificați furnizorii: inventarul paralizează intrările și ieșirile de stoc, așa că trebuie să îl planificați în avans și să informați furnizorii și clienții.
• Verificați instrumentele și resursele documentare: aceasta ar putea părea o problemă mai puțin importantă, dar timpul petrecut pentru realizarea inventarului ar trebui să fie cât mai limitat posibil. Prin urmare, dispozitivele și documentația necesare ar trebui pregătite în avans pentru a preveni orice probleme de ultim moment.

Inventar: de la Excel la sistemele de management al depozitelor

Rezultatele inventarului ar trebui să fie reflectate în format hârtie sau computerizat, în funcție de dimensiunea companiei. Să trecem peste cele mai populare opțiuni:

Inventariere cu Excel sau pe hârtie

Să faci inventarul pe hârtie este cea mai elementară versiune a acestui proces. Este viabil doar pentru companiile cu niveluri minime de stoc. Chiar și în acest caz, însă, inventarierea mărfurilor fără un sistem de management al depozitului expune compania la probleme care pot fi costisitoare.

Funcționează astfel: operatorii verifică stocul cu o listă de produse pe hârtie, rezultând o procedură foarte manuală care deschide ușa erorii umane.

O evoluție a acestei metode este utilizarea de șabloane de inventar Excel, care oferă un pic de automatizare făcând calcule computerizate. Cu Excel, este, de asemenea, posibil să instalați extensii care colectează informații direct de la cititoarele de coduri de bare, simplificând descărcarea datelor. Cu toate acestea, deși este mai bună decât hârtia, această soluție este, de asemenea, predispusă la erori. Pe termen lung, ca și în cazul hârtiei, nu garantează eficacitatea sau siguranța în controlul stocurilor.

Inventariați cu un WMS

Sistemele de management al depozitelor (WMS) au reprezentat un salt de calitate în ceea ce privește precizia și viteza stocurilor din depozit. De fapt, ele sunt indispensabile în afacerile cu un număr mare de SKU-uri. În aceste cazuri, inventarierea stocurilor este extrem de complexă, iar WMS-urile reduc în mod remarcabil probabilitatea erorilor.

Deși poate suna surprinzător, conform datelor de la Consiliul de Educație și Cercetare în Depozitare, două treimi din depozitele din SUA își gestionează în continuare stocul prin alte mijloace decât un WMS, inclusiv prin Excel. Acesta este ceva care se poate schimba din cauza funcționalităților oferite de sistemele de management al depozitelor.

De exemplu, Easy WMS, WMS de la Mecalux, vă permite să:

• Organizați atâtea inventarieri câte cere managerul unității și cu caracteristicile necesare. De exemplu, este posibilă programarea inventarierii containerelor (paleților, cutiilor etc.) sau a articolelor specifice.
• Marcați zonele depozitului care urmează să fie inventariate (inventariere după locație).
• Se stabilesc reguli de prioritate pentru produse pe baza parametrilor lor logistici (nivelul cifrei de afaceri, costul unitar, data expirării, numărul lotului etc.). Acest lucru vă va permite să le selectați cu ușurință și să începeți inventarul în funcție de cele care sunt cele mai importante pentru companie.
• Integrați diferite tipuri de dispozitive de scanare, cum ar fi terminale de radiofrecvență, sisteme de selectare a vocii și altele asemenea.
• Mentineți controlul maxim al depozitului prin implementarea unui sistem de inventariere în timp real. Acest lucru va asigura că informațiile despre stocurile disponibile sunt actualizate zilnic. În cazul Easy WMS, sistemul Modul software de analiză a lanțului de aprovizionare este însărcinat cu gestionarea acestei cantități uriașe de date.

Inventar cu coduri de bare sau etichete RFID?

Un element care influențează în mare măsură modul în care este efectuat un inventar este sistemul de identificare folosit. Acesta poate varia de la scanere tradiționale de coduri de bare la etichete RFID sofisticate. Să analizăm aceste două opțiuni:

Inventar cu cititoare de coduri de bare sau dispozitive de radiofrecvență

Sistemul de identificare cu coduri de bare este cel mai răspândit datorită eficacității, universalității și costurilor reduse de implementare. Transferul de informații între lumea fizică și cea digitală, fie prin Excel sau software mai avansat, se realizează prin utilizarea dispozitivelor care scanează codurile de bare ale produselor. Acest lucru necesită o linie directă de contact între cititor și mărfuri.

Terminale de radiofrecvență sunt și cititoare de coduri de bare, cu capacitatea adăugată de a comunica cu sistemul de management al depozitului prin unde de radiofrecvență. Astfel, operatorii pot primi comenzi și pot efectua verificări direct prin intermediul terminalului, simplificând sarcinile.

Inventar cu cititoare RFID

Implementarea unui sistem de identificare folosind Etichete RFID (identificare prin radiofrecvență) a constituit un avans enorm pentru numărarea rapidă a stocurilor.

Această tehnologie folosește unde radio pentru a trimite și a primi date legate de un obiect. Compuse din cipuri integrate într-un autocolant, aceste etichete stochează o cantitate mai mare de informații, care poate fi modificată pe parcursul deplasării produsului de-a lungul lanțului de aprovizionare.

În ceea ce privește sarcinile de inventariere, unul dintre principalele avantaje este că aceste etichete nu necesită o linie directă de contact între etichetă și cititor. Deci, prin simpla mutare a cititorului pe lângă container, datele sunt încărcate direct în sistem.

Două bariere majore care au împiedicat implementarea în masă a sistemului RFID sunt, pe de o parte, costul și, pe de altă parte, lipsa sa de precizie. Cu toate acestea, piața a evoluat; în 2018, costul mediu al senzorilor IoT, cum ar fi etichetele RFID, a fost cu 200% mai mic decât cel din 2004, potrivit datelor din Raportul Microsoft privind tendințele de producție.

În plus, au existat numeroase studii de caz de succes care arată că tehnologia s-a îmbunătățit în mod clar în ceea ce privește acuratețea citirilor. Un studiu realizat de organizația GS1 US și RFID Lab de la Universitatea Auburn a dezvăluit că 70% dintre comenzile analizate au conținut un fel de eroare atunci când sunt identificate folosind coduri de bare, în timp ce această cifră a fost de doar 0,01% pentru comenzile procesate cu etichete RFID.

Numărarea inventarului: importanța de a o face bine

Obiectivul controlului adecvat al stocurilor este de a maximiza profiturile minimizând în același timp costurile de stocare. În același timp, doriți să vă asigurați că acest lucru nu afectează nivelurile de servicii ale instalației dvs. și că îmbunătățiți satisfacția clienților.

Tehnologia precum sistemele de management al depozitelor și RFID contribuie la realizarea mai precisăa întregului proces. Cu toate acestea, mai este un drum de parcurs, deoarece multe companii se bazează în continuare pe mai multe metode manuale de a face inventarul în depozit.