Procesarea comenzilor: cheia operațiunilor eficiente

Procesarea comenzilor este una dintre activitățile centrale ale unui depozit, așa cum scopul final al logisticii este de a livra cel mai mare număr de comenzi la un cost minim și în cel mai scurt timp. Costurile alocate procesării comenzilor pot depăși 60% din costurile totale de operare ale unei instalații. Prin urmare, reducerea impactului acestuia poate asigura succesul unei companii sau chiar invers, dacă acest lucru nu este atins.

În această postare, facem o aprofundare a avantajelor și dezavantajelor procesării comenzilor cu scopul de a avea un lanț de aprovizionare dinamic și productiv. 

Ce este pregătirea comenzii?

Procesarea comenzilor este operațiunea însărcinată cu pregătirea produselor solicitate de clienți pentru a fi expediate sub formă de comenzi. Acestea pot fi trimise clienților finali, centrelor de distribuție sau altor depozite și magazine ale companiei.

Termenul colectare este adesea folosit ca sinonim pentru procesarea comenzilor, dar acest lucru nu este complet corect. Picking (colectarea) se referă la procesul de mutare a produselor dintr-o încărcătură unitară (cum ar fi un container) care deține mai multe articole cu același SKU și depunerea acestor mărfuri într-o altă încărcătură unitară (un cărucior de colectare). Cu alte cuvinte, presupune alegerea și combinarea articolelor care compun comanda unui client. Deci, putem afirma că colectarea (picking) este o operațiune în cadrul procesării comenzii.

Există și o diferență semnificativă între sarcina unitară și unitatea de comandă. Produsele sunt grupate în încărcături unitare (de exemplu, paleți, cutii și containere) care facilitează manipularea și transferul lor de-a lungul etapelor lanțului de aprovizionare. Între timp, unitățile de comandă ar fi diviziunile încărcăturii unitare care pot fi incluse într-o comandă. Imaginați-vă, de exemplu, că avem un container depozit cu 100 de pachete de blistere de baterii (fiecare blister conține 4 baterii). Aici, există 1 unitate de încărcare (container), 100 de unități de comandă (puteți cumpăra doar blistere, nu baterii individuale) și 400 de unități de produs (baterii).

Tipuri de colectare

La stabilirea unui proces de procesare a comenzii, este esențial să se determine modul în care operatorii primesc produsele, deoarece aceasta condiționează sistemele de depozitare care urmează să fie instalate. În prezent, sunt utilizate diverse criterii de procesare a comenzilor, toate acestea putând fi combinate sau aplicate individual:

• De la persoană la produs: operatorii se deplasează în jurul instalației, pe jos sau cu ajutorul echipamentelor de manipulare, în pozițiile corespunzătoare pentru a colecta produsele care compun fiecare comandă. 
• De la produs la persoană: acesta este criteriul prin excelență pentru depozitele automatizate. Operatorii rămân la stațiile lor de colectare, deoarece mărfurile le sunt aduse automat (datorită sistemelor de miniload și benzilor transportoare pentru cutii).
• Cross-docking: mărfurile primite sunt expediate direct, fără a fi nevoie să fie depozitate sau să facă acest lucru pentru o perioadă foarte scurtă de timp.

Care este secretul unei alegeri eficiente? Alegerea celei mai potrivite soluții care se potrivește cel mai bine nevoilor fiecărui depozit.

Proiectarea unui depozit în jurul procesării comenzilor

Dispunerea unei instalații depinde de numărul de comenzi pregătite zilnic și de varietatea de SKU-uri. În funcție de numărul de comenzi solicitate, trebuie luate în considerare următoarele: 

• Zona de colectare: pentru a defini modul în care trebuie configurată zona de colectare, este esențial să se analizeze caracteristicile comenzilor reale, dimensiunea și greutatea unității de încărcare, distanțele pe care operatorii trebuie să le parcurgă și locația și poziția mărfurilor.
• Rafturi: la proiectarea unui depozit, una dintre prioritățile oricărei companii este gestionarea optimă a produselor cu rotație mare. In conformitate cu analiza ABC, articolele de tip A ar trebui plasate în sisteme de depozitare care oferă acces direct pentru a face această operațiune mai rapidă.
• Ambalare: aceasta se referă la recipientul folosit pentru depozitarea temporară a produsului (produselor) care au fost colectate. Acest lucru trebuie să faciliteze manipularea și transportul articolelor. 
• Dispozitive de asistență la colectare: stațiile de colectare vocală (voice picking), pick-to-light, put-to-light și de colectare de mare capacitate (high-throughput pick) sunt ideale pentru a minimiza erorile, deoarece le spun operatorilor de unde să aleagă produsele și în ce cantitate, în orice moment. 
• WMS: implementarea unui sistem de management al depozitului (cum ar fi Easy WMS de la Mecalux) asigură procesarea eficientă a comenzilor. De asemenea, optimizează rutele de colectare, distribuie mărfurile în funcție de nevoi, digitizează gestionarea informațiilor și așa mai departe. 

Cea mai obișnuită practică este combinarea mai multor sisteme de depozitare și metode de procesare a comenzilor, pentru a optimiza procesele și a profita la maximum de munca operatorilor. 

Fazele de procesare a comenzii

Este imposibil să ai un lanț de aprovizionare de succes fără a cunoaște fazele implicate în procesarea comenzilor: 

• Planificare prealabilă: aceasta este de bază pentru gestionarea și alocarea resurselor disponibile. Dacă aveți un WMS, software-ul însuși prioritizează comanda de achiziție și definește distribuția sarcinilor.
• Deplasare și mișcări: acestui proces îi este alocat cel mai mult timp și resurse, cu condiția să se aplice criteriul produs-la-persoană (product-to-person). Cel mai bun aliat al tău este o amenajare eficientă a depozitului. 
• Colectarea sau extragerea mărfurilor: aici se fac cele mai multe greșeli în procesele de colectare. Un inventar actualizat, cu ajutorul terminalelor RFID sau altor dispozitive de asistență, cum ar fi colectarea vocală, printre altele, scade rata de eroare. 
• Verificarea comenzii și pregătirea pentru expediere: ultima fază de colectare (picking) se ocupă cu verificarea unităților colectate, ambalarea comenzii și transferul în zona de expediere, tipărirea documentației aferente etc. 

Diversele faze de pregătire a comenzii desfășurate într-o unitate pot varia în funcție de tipul de produs, metoda de pregătire a comenzii sau de caracteristicile fiecărei comenzi. 

Documentație logistică pentru procesarea comenzilor

Comenzile sunt însoțite de documentația de bază care garantează pregătirea, monitorizarea și livrarea lor la destinația finală: 

• Lista de coletaj: cunoscută și sub denumirea de pick list, acest document detaliază produsele, cantitatea, locația, culoarul, raftul sau etajera și calea cerute de operatorul însărcinat cu pregătirea comenzii.
• Aviz de expediție: acesta este un document comercial care permite destinatarului să verifice dacă conținutul primit se potrivește cu cel comandat. Pentru vânzător, constituie dovada că cumpărătorul a primit comanda, iar pentru transportator, justifică livrarea comenzii. În zilele noastre, tot mai multe companii lucrează cu dovada electronică de livrare (ePOD) pentru a controla digital toate informațiile legate de livrările comenzilor.
• Lista de coletaj: relevant în etapa de ambalare, acest document detaliază produsele din colet precum și caracteristicile acestora. 
• Harta rutieră: aceasta indică agenției de transport destinațiile de livrare a comenzii, organizate în prealabil pe ruta de livrare. 
• Număr de urmărire: acest număr este folosit pentru identificarea și monitorizarea comenzilor expediate, din momentul în care acestea părăsesc depozitul și până ajung la client. 

Gestionarea automată și digitală a întregii documentații este unul dintre avantajele uriașe ale unui WMS precum Easy WMS, care, de exemplu, creează automat liste de coletaj. Între timp, modulul Software de transport cu mai mulți transportatori (Multi Carrier Shipping Software) imprimă etichete care sunt compatibile cu marile agenții de transport și atribuie numere de urmărire fiecărui pachet direct din unitate.

Greșeli și accidente în procesarea comenzii

Există, de fapt, erori realizate în procesarea comenzii. Este important să le reduceți cât mai mult posibil pentru a le minimiza consecințele, a economisi costurile și a îmbunătăți imaginea companiei. Mai jos sunt cele mai des întâlnite: 

• Manipularea necorespunzătoare a produsului: acest lucru se întâmplă în mod normal atunci când un articol este plasat într-o locație greșită. 
• Alegerea cantităților incorecte: acest lucru poate provoca dezechilibre de stoc și greșeli în comenzi. 
• Produse dintr-un singur SKU împrăștiate în întregul depozit: este o pierdere enormă de timp atunci când un operator trebuie să meargă în diferite zone ale instalației pentru a colecta diferite unități ale aceleiași mărfi. 
• Articole neetichetate: dacă produsele din depozit sunt depozitate fără etichete, acestea trebuie reprocesate și etichetate înainte de a fi utilizate pentru colectare. 
• Suprasolicitare: acesta este unul dintre cele mai frecvente tipuri de accidente. Manipularea mărfurilor grele dintr-o poziție neergonomică poate provoca vătămări fizice. 

Mai mulți factori pot duce la erori și/sau accidente în timpul procesării comenzii. Recunoașterea lor este primul pas către succes. Pentru a le minimiza, este recomandabil să folosiți sisteme automate de depozitare și management.

KPI-uri pentru măsurarea debitului

Software-ul de gestionare a depozitelor, cum ar fi modulele Software de analiză a lanțului de aprovizionare și Managementul Muncii ale Easy WMS, vă permit să configurați KPI-uri (indicatori cheie de performanță) pentru a măsura debitul unității dvs. Acest lucru vă permite să găsiți ineficiențe care împiedică operațiunile și stau în calea menținerii unui depozit optimizat. Mai multe KPI-uri ale lanțului de aprovizionare vă vor ajuta să determinați dacă operațiunile dvs. de procesare a comenzilor sunt cu adevărat eficiente sau, pe de altă parte, ar putea fi îmbunătățite: 

• KPI-uri de productivitate: acestea analizează și calculează eficiența procesului, măsurând producția efectivă în raport cu resursele alocate.
• Indicatori legați de timp: aceștia au legătură cu timpul de reacție în executarea oricărei operațiuni. 
• Indicatori KPI de calitate: aceștia calculează, de exemplu, procentul comenzilor livrate clienților la timp și al greșelilor comise, printre alte date.
• Durata ciclului comenzii interne: aceasta determină timpul necesar pentru finalizarea unei comenzi, din momentul în care unitatea primește comanda de cumpărare până când coletul pleacă prin docul de încărcare. Durata ciclului intern al comenzii este diferența dintre data intrării comenzii și data expedierii.

Având în vedere importanța colectării de-a lungul lanțului de aprovizionare, este esențial să se lucreze cu KPI pentru a evalua eficiența procesării comenzilor în fiecare dintre fazele sale.

Managementul digital al procesării comenzilor

Gestionarea proceselor, resurselor și documentelor implicate în procesarea comenzilor este mai eficientă sub controlul și supravegherea unui sistem de management al depozitului. Acest lucru este și mai adevărat în contextul actual, în care comerțul electronic i-a determinat pe clienți să solicite livrări mai rapide și fără erori. 

La Mecalux, suntem experți în accelerarea procesării comenzilor cu cele mai sofisticate sisteme de depozitare, colectare și management al depozitelor de pe piață. Dacă vă gândiți să vă reînnoiți operațiunile de procesare a comenzilor pentru a vă adapta provocării de retail omnicanal sau pur și simplu doriți să le faceți mai eficiente, contactați Mecalux. Vă vom ajuta să găsiți soluția potrivită pentru un lanț de aprovizionare extrem de competitiv.